איך לבחור את שעון הנוכחות המתאים לעסק שלך?

איך לבחור את שעון הנוכחות המתאים לעסק שלך?

כל מנהל צריך להבין שבין היתר הוא גם אחראי על הזכויות של העובדים ובוודאי שעל תנאי התעסוקה ועל תשלום המשכורת בזמן – בהתאם לאופי העבודה והחוזה. אי לכך, מי שרק מעט מעורה בתחום, כבר יודע ש"חוק שעות העבודה" קובע שהמעסיק הנו הצד שצריך לעקוב אחר שעות העבודה, כאשר בין היתר המעקב צריך לכלול פירוט מדויק של שעות מנוחה שבועיות, גמול עבור שעות נוספות, כמות של שעות נוספות וכדומה, כך שאין זה כלל עניין של בחירה, אלא ניהול מעקב אחר שעות העבודה כרוך בהיצמדות להוראות החוק ועל כן אין שאלה האם לקיים מעקב, אלא השאלה שיש להעלות היא כיצד לקיים מעקב ופה נעבור לסייע במציאת שעון הנוכחות המתאים ביותר.

היכרות ראשונית

כיוון ששעוני נוכחות מהווים מענה עבור צורך גורף, ניתן למצוא היצע רב ומגוון. כך למשל קיים שעון נוכחות עובדים על ענן, כשניתן להיכנס למערכת באמצעות אפליקציה או אתר אינטרנט. כמו כן ישנו שעון שמבוסס על כרטיסיות נייר. במקרה זה הנתונים מודפסים על גבי הכרטיסיות, ולאחר מכן נאספים לטובת חישוב עצמאי. אופציה יותר מתקדמת ונוחה לשימוש מיוחסת לשעוני נוכחות שפועלים באמצעות כרטיס מגנטי. שעונים אלו אוגרים באופן דיגיטלי את המידע וכאשר מבקשים לדלות את הנתונים, פשוט מחברים אותם למודם של המחשב ומפיקים יחסית בקלות מגוון דוחות. דרגה אחת מעל, נמצא שעון שגם כן אוגר בתוכו את המידע, אך הוא גם מופעל באמצעות טביעת אצבע, משמע לא ניתן להחליף בין הכרטיסים (או לבקש מקולגה שיעביר עבורכם את הכרטיס). מחפשים אחר אופציה נוספת? ובכן קיימים שעונים חכמים שכוללים כרטיס זיכרון, כך שנתוני העובד נשמרים בו זמנית בשני מקומות: בשעון ובכרטיס, ובנוסף הם יורדים למחשב ומאפשרים ניהול נוח ומהיר.

התאמה אישית

לאחר שהכרנו את מגוון הכרטיסים שקיימים, נעצור להבין איזה שעון נוכחות מתאים לכל עסק ופה נעצור להציף מגוון שאלות: ראשית נבחן האם כוח האדם עובד במשרד או מסתובב, משמע אינו בהכרח נמצא בקרבת רשת תקשורת. בהנחה ומדובר בעובדים ניידים, רצוי לבחור עבורם שעון מוקשח, מהסוג שאינו זקוק לאספקת כוח חיצונית ושמאפשר הורדת נתונים באמצעות דיסק און קי (או כבל ייעודי), אם כי לשם כך על העובד להגיע לקרבת מחשב נייח. משיקול זה נעבור לשיקול נוסף, בו המנהל חושש שמא העובדים יעבירו ביניהם את הכרטיסים מבלי באמת להיות נוכחים. אם אכן קיים חשש, מוטב להעדיף שעון שנעזר בזיהוי ביומטרי (טביעת אצבע, זיהוי רשתית העין וכדומה). פה נחדד שאם מדובר בכמות רבה של עובדים, יש לבחור בסוג איכותי, וזאת על מנת להימנע מתור ארוך בכניסה לעבודה.

שיקולי עלות

כאשר מנהל עומד להשוות מחירים, עליו לבחון לא רק את עלות השעון, אלא גם את העלות השוטפת, משמע לצד מחיר הקנייה גם רצוי להכניס למשוואה שיקולי אחריות ותמיכה. מכאן שמומלץ לבחון מראש כמה עולה אחריות, האם המחיר נשאר קבוע לאורך שנים, האם המחיר כולל שירותי תמיכה, אלו תוספות עלות עשויות להתעורר, האם השעון נוטה להתקלקל (ועל כן בין היתר יש לשלם על שירותי טכנאי), מהי אורכה של תקופת האחריות וכדומה.

חוויית שימוש

לבסוף נציין שכאשר עומדים לבחור שעון נוכחות, בין היתר יש להתאים את רמת התחכום שלו לאופי של העובדים ואף לאופי של המנהל, וזאת כי בהרבה מקרים שווה לרכוש דגם "פחות חכם", אך שמאפשר שימוש מהיר ונוח, מבלי שיתעורר הצורך לסבך את צוות העובדים – במיוחד אם הם נוטים להתחלף ואינם פנויים להתעסק בכך.