אחד הפריטים החשובים ביותר שעומדים לרשות כל בית עסק, בין אם מדובר בחנות בגדים, סופרמרקט או כל גורם עסקי אחר שמוכר מוצרים ושירותים ללקוחות שונים, זו קופה רושמת.

במהלך השנים אומנם השתנו הקופות במידה ניכרת, אך הבסיס נשאר דומה. מדובר בקופה עליה אנחנו מקלידים את כל פרטי העסקה, מחשבים את העלות שלה ולבסוף, בעזרתה אנחנו גובים את התשלום מהלקוח, בין אם זה במזומן או באמצעות כרטיס אשראי.

במהלך השנים, כאמור, הקופות השתנו במידה ניכרת. בעבר, הן היו קופות בסיסיות, כאלה שאפשר היה רק לבצע בהן חישובים כספיים שונים, ובהתאם היה אפשר לגבות עלות מהלקוח, לקחת ממנו את הכסף ולהחזיר לו עודף, במידה והיה צורך.

עם השנים, הקופות השתכללו באופן ניכר. היום אפשר למצוא בהן פונקציות שונות שעומדות לרשות בעלי העסק, כך הם יכולים לבצע את כל התהליך דרך הקופה, מהתחלה עד הסוף, עם תוספות ייחודיות ומגוונות.

למשל, קופה רושמת כוללת היום אופציה להציג מבצעים והנחות, לעקוב אחרי פעילות של לקוחות שונים, לייצר מערכות של מועדוני לקוחות, לייצר בסיס נתונים עמוק, לכתוב הערות שמעלים לקוחות שונים, לבצע מעקבים אחרי עובדים, אחרי עסקאות, לנהל את התקשורת עם הספקים, לדעת מה נמצא על המדף ומה נמצא במחסנים, מה יש במלאי ומה אין, וכן, אפשר כמובן לגבות תשלום בעזרת כרטיסי אשראי, צ'קים, מזומן ועוד.

צריך לומר, לא כל עסק צריך לעבוד עם קופה רושמת מתוחכמת ומתקדמת. אפשר להשתמש בקופות בסיסיות יותר, אפשר להשתמש בקופות רגילות ועוד. כל עסק יבחר לעצמו את הקופה שמתאימה לו על פי הצרכים שלו. בין אם זה על פי כמות הלקוחות שמגיעים אליו, גודל המחזור העסקי שלו בחודש, אופי המוצרים והשירותים שהוא משווק, גודל העסק ועוד. אין טעם להחזיק קופות רושמות רציניות ומעמיקות, אם אנחנו לא נעשה שימוש במידע שהן מספקות לנו, מצד שני, עסק רציני, גדול, עם הרבה לקוחות והרבה עובדים, רצוי שהוא ישתמש בקופה רושמת מתקדמת ולא בקופה קטנה, כך יהיה לו הרבה יותר קל להתנהל.